■面接・電話及び書面等により苦情受付担当者が随時受付をします。
担当者が不在の時は、代わりの職員が対応します。第三者委員会に直接苦情を申し出ることもできます。 なお、申立人が無記名の場合は受付いたしません。

■苦情受付担当者が受け付けた苦情を苦情解決責任者と第三者委員（苦情申出人が第三者委員への報告を拒否した場合を除く）に報告いたします。第三者委員は内容を確認し、苦情申立人に対して、報告を受けた旨を通知します。

■苦情解決責任者は、苦情申出人と誠意を持って話し合い、解決に努めます。その際、苦情申出人は第三者委員の立会を求めることができます。なお、第三者委員の立会による話し合いは、次により行います。
（ア）第三者委員による苦情内容の確認
（イ）第三者委員による解決案の調整、助言
（ウ）話し合いの結果や改善事項の確認